Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma ve Aile Anayasası

Şirketinizi Nasıl Kurumsallaştırırsınız?

Türkiye’de şirketlerin ömürleri genellikle bir asrı tamamlayamıyor. Bu durumun temelinde ise aile şirketlerinin yeterince kurumsallaşmamış olması yatıyor. Ayrıca sürdürülebilirlik politikalarının bulunmaması ve aile üyelerinin iş tanımlarının keskin çizgilerle ayrıştırılmaması da farklı sorunlara yol açıyor.

Aile şirketlerinde, işi kuran ve girişimcilik ruhu taşıyan kuşağın ardından gelen ikinci kuşağın tasarruf bilincini koruyamaması, girişimcilik ruhunu kaybetmesi ve işe yeterince zaman ayıramaması şirkette kırılmalara neden oluyor. Üçüncü kuşaktaki yetenekli kişilerin kendi kariyer rotalarını çizmek için aile şirketlerinden uzaklaşmaları ve donanımlı olmayan aile üyelerin işi yönetmeye başlamaları ise aile şirketlerinin sonunu getiriyor.

Ülkemizde, kurumsallaşma ve kurumsal yönetim uygulamaları, son yıllarda yaşanan şirket iflasları ve finansal krizlerin de etkisiyle yasal düzenlemelere konu olmuş, Türk Ticaret Kanunu, Sermaye Piyasası Kanunu, Bankacılık Kanunu ve Sigortacılık Kanunu’nda kurumsal yönetim hükümleri ile iç denetim ve risk yönetim sistemlerine ilişkin oldukça detaylı düzenlemeler yapılmıştır. Söz konusu düzenlemelerde, OECD’nin 1999 yılında yayımlamış olduğu “Kurumsal Yönetim İlkeleri” dokümanı uluslararası bir standart olarak belirleyici olmuş ve yapılan tüm düzenlemelerde bu doküman göz önünde bulundurulmuştur. Ayrıca, G20 toplantılarında alınan kararlarda, Basel II ve Basel III ile getirilen bankaların kurumsal yönetim düzenlemelerinin önemine vurguda bulunulmuştur. Aynı durum sigortacılık sektöründe de Solvency II düzenlemelerinde vurgulanmıştır.  

Aile şirketlerinde sürdürülebilirliğin sağlanması ve şirket hedeflerine ulaşılmasının yolu kurumsallaşmanın şirket yönetim stratejisi olarak benimsenmesinden geçiyor. Kurumsallaşma süreci başarılı şekilde yürütüldüğünde operasyonel ve finansal verimlilik artar, sermaye piyasalarına erişim imkanı kolaylaşır ve şirket değer kazanır.

Kurumsallaşma sürecinde atılacak ilk adım “Kurumsal Yönetim” programının uygulamaya konması olmalı. Bu sürecin etkili bir şekilde yürütülmesi için öncelikle şirket hisselerine sahip aile üyeleri arasında bir aile anayasası oluşturulmalı.

Aile anayasası üzerinde uzlaşma sağlandıktan sonra şirkette dipten uca başlatılacak kurumsal yönetim projesi ile öncelikle kurum kültürünün oluşturulması ve kurum kültüründe aksayan noktaların tespit edilerek iyileştirilmesi gerekir. Bu anlamda ilk etapta şirketin misyon, vizyon ve değerleri belirlenmelidir.

Kurum kültürü çalışmaları tamamlandıktan sonra, şirket politikalarını içeren stratejik plan hazırlanmalı; şirketin güçlü ve zayıf yönleri, fırsat ve tehditler belirlenmelidir. Buna uygun aksiyon alınarak en az üç yılı kapsayan finansal tahminleme ve uzun vadeli iş planı oluşturulmalıdır. Hazırlanan bu iş planına göre iş kollarının taktik planlarının oluşturulması ile faaliyet planlarının uygulamaya konması kurumsallaşma sürecinin en önemli adımları arasındadır.

Bu aşamalardan sonra şirketin organizasyon yapısına odaklanarak yönetim kurulunun yapısı yeniden tasarlanmalı ve yönetim kurulu üyelerinin görevleri ve sınırları çizilmelidir.

Daha sonra icra kurulunda görev alacak üst düzey yönetim üyeleri belirlenmelidir. Bu şekilde oluşturulan yapı güçlü bir organizasyon şeması ile desteklenmelidir. Organizasyon şemasının tasarımında görevler ayrılığı ilkesine sadık kalınmalı, görev tanımları net bir şekilde çizilmeli, özellikle organizasyonda görev alan yönetim kurulu dışındaki aile üyelerinin de sınırları iyice belirlenmelidir. Oluşturulan görev tanımları ile üstlenilen rol ve sorumlulukların birbiri ile örtüşmesi sağlanmalı, söz konusu görev tanımlarına aile üyelerinin müdahalesi olmamalıdır. 

Şirkette ortak akıl mekanizması oluşturmak adına yönetim kurulundan başlayarak tüm birimler için komite yapılanmaları oluşturulmalıdır.

Ardından şirketin ana politikaları ve yönetmelikleri oluşturularak uygulamaya konmalıdır. Şirketteki tüm çalışanlar için bir rehber niteliği taşıyacak bu belgeler tüm birimlere dağıtılmalıdır.

Bunlara ek olarak iç denetim mekanizmasının doğru işleyebilmesi için doğrudan yönetim kuruluna hesap veren iç sistem yapılanması oluşturulması gerekir. İç sistemler yapılanması şirket içerisinde bir kalite güvence birimi gibi algılanmalı şirket hedeflerine ulaşılmasına katkı sunan birimler olarak yapılandırılmalıdırlar. Bu yapının oluşturulmasında uluslararası iç denetim standartları ile üçlü hat modeli ve uygun risk yönetim modellerinden yararlanılmalı, yasal uyumun gözetilmesine yardımcı olacak bir birim oluşturulmalıdır.

İyi bir kurumsallaşma projesinin başarıya ulaşmasında, belirtilen adımların uygulanmasının yanı sıra şirkette çeşitli kademelerde görev alan aile üyelerinin kurumsallaşma felsefesine kesin olarak inanmış olmaları ve aile anayasasına sadık kalmaları en önemli başarı faktörü olarak karşımıza çıkıyor. Ülkemizde yaşanan pek çok aile şirketinde olduğu gibi aile anayasasına dayalı kurumsallaşma çalışmalarını titizlikle yürüten şirketlerin pek çoğu ayakta kalmış ve büyüme stratejilerini sürdürmüş, inovatif ve teknolojik yeniliklere direnmemişler ve zamana ayak uydurarak ayakta kalmayı başarmışlardır.